Percorso di digitalizzazione e semplificazione documentale

CLIENTE

Coopfond S.p.A.

ANNO

2022 – 2024

SETTORE

Re-engineering processi e trasformazione digitale

Il progetto

Con Coopfond abbiamo intrapreso un percorso condiviso di trasformazione digitale, volto a semplificare e innovare la gestione dei processi documentali. L’obiettivo era duplice: alleggerire le attività amministrative quotidiane e, allo stesso tempo, garantire piena aderenza al quadro normativo, rispondendo con efficacia alle esigenze concrete dell’organizzazione.

Dopo una fase iniziale dedicata alla mappatura dei flussi documentali e al censimento degli archivi cartacei, abbiamo supportato Coopfond nella definizione di linee guida organizzative e tecnologiche per la transizione a un modello paperless. Questo ha incluso l’analisi delle esigenze in tema di conservazione digitale e firma elettronica, la valutazione dei requisiti normativi e la proposta di scenari evolutivi sostenibili.

Il percorso è proseguito con l’individuazione e l’integrazione, all’interno del sistema gestionale PIG (da noi progettato), di una soluzione per la protocollazione elettronica a norma di legge. Abbiamo inoltre implementato nel sistema i workflow autorizzativi digitali, disegnati a partire dalla mappatura delle procedure approvative e configurati per assicurare tracciabilità, trasparenza e conformità ai vincoli regolamentari. Ogni richiesta attiva un processo strutturato con step personalizzati, notifiche automatiche e controlli formali sulle firme digitali e sui protocolli documentali​.

Il progetto ha rafforzato la capacità interna di governo dei processi, abilitando un ambiente digitale efficiente, tracciabile e pienamente aderente ai requisiti della pubblica amministrazione e dell’impresa cooperativa.