Informativa relativa al trattamento dei dati personali dei candidati per assunzioni/collaborazioni

Data ultimo aggiornamento: 21/05/2025

In conformità all’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 relativo alla “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali” (di seguito anche GDPR), Theorema S.r.l. (di seguito anche “Theorema” o l’“Azienda”), in qualità di Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 4, n. 7 del citato GDPR, informa gli interessati di quanto segue.

Titolare del trattamento e relativi dati di contatto. Il Titolare del trattamento è Theorema S.r.l. con sede legale ed operativa in Viale Tiziano 80, – 00196 Roma; P.IVA 01880661002, contattabile ai seguenti recapiti: Telefono: 06.80687860; E-mail: theorema@theorema.it; PEC: theorema@pec.theoremasrl.eu

Dati raccolti e categorie di interessati. Il Titolare tratta i dati personali (anagrafici, di contatto e curriculari) dei soggetti che presentino candidature in risposta a “posizioni aperte” ovvero spontanee, per le finalità di cui al punto successivo. Ai fini dell’avvio del processo selettivo, Theorema non necessita di acquisire dati particolari (ad es., dati relativi alla salute) o relativi a condanne penali e reati. Per questo, si chiede in questa fase, di eliminare – ove presenti nel cv o nella lettera di presentazione – tali tipologie di informazioni, la cui acquisizione potrà essere effettuata successivamente in fase di colloquio e/o formalizzazione del contratto ove previsto dal sistema di controllo interno di Theorema. La selezione potrà essere realizzata con le seguenti modalità:

• somministrazione di un test attitudinale e valutazione dei dati curriculari;
• approfondimenti mediante colloqui; si informano gli interessati che gli incontri conoscitivi e di approfondimento, ove svolti online, potranno essere registrati al fine di consentirne la condivisione tra i valutatori, ove il profilo professionale possa essere d’interesse in più aree di lavoro.

Il conferimento dei dati di cui trattasi è necessario per la valutazione di coerenza tra il profilo professionale del candidato e i fabbisogni della Società, pertanto la mancata comunicazione, in tutto o in parte, così come la loro inesattezza o incompletezza o non veridicità potrebbe compromettere il processo di selezione e valutazione del candidato.

Finalità e base giuridica del trattamento. Theorema acquisisce e conserva i dati personali contenuti nei curricula vitae degli interessati esclusivamente per le seguenti finalità e connesse basi giuridiche:

Tempi di conservazione. La documentazione ed i dati personali acquisiti saranno conservati come di seguito descritto:

• nel caso in cui la selezione vada a buon fine e il contratto si perfezioni, i dati acquisiti e relative valutazioni (curriculari ed attitudinali) saranno conservati secondo la specifica informativa resa dal Titolare in fase di sottoscrizione del contratto;
• nel caso in cui la selezione non vada a buon fine ovvero in caso di invio non sollecitato, i dati acquisiti e relative valutazioni (curriculari ed attitudinali) saranno conservati per eventuali future necessità dell’Azienda per un tempo massimo di due anni. Nel caso in cui l’interessato preferisca che il curriculum sia cancellato al termine del processo di selezione, è possibile specificarlo espressamente all’interno del curriculum stesso, nella lettera di accompagnamento o nel form di invio della candidatura.

Le eventuali video-registrazioni degli incontri saranno conservate fino al termine del processo di selezione ed in ogni caso cancellate.

Comunicazione a terzi e categorie di destinatari. I dati personali dei candidati saranno trattati internamente alla Struttura organizzativa di Theorema, da persone appositamente autorizzate al trattamento; potranno inoltre essere nella disponibilità di fornitori di servizi quali ad es. società o professionisti che forniscono servizi ICT o di comunicazione elettronica e/o il consulente del lavoro.

Trasferimento di dati in paesi terzi. I dati non saranno trasferiti in Paesi terzi (extra UE) od Organizzazioni internazionali né diffusi. Per quanto attiene all’utilizzo di servizi di comunicazione telematica, si fa presente che i dati personali potrebbero transitare anche in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, o che in tali Paesi potrebbero essere salvate copie di backup dei dati. Al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei dati personali, detto trasferimento è attuato nel rispetto delle disposizioni di cui al Capo V del GDPR.

In particolare, per quanto attiene all’utilizzo di piattaforme e servizi Microsoft 365 classe enterprise, il trattamento è lecito in considerazione:

• della decisione di adeguatezza della Commissione Ue relativa ai trasferimenti di dati personali negli Usa adottata il 10 luglio 2023
• della presenza di Microsoft Corporation tra le organizzazioni statunitensi incluse nella lista indicata dal Data Privacy Framework (cfr. https://www.dataprivacyframework.gov/list)

Processo decisionale automatizzato e profilazione. Il Titolare non adotta alcun processo automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, par. 1 e 4, del GDPR.

Diritti degli interessati. Il GDPR attribuisce agli interessati specifici diritti, descritti negli artt. 15 e ss. In particolare, in relazione ai dati personali conferiti a Theorema, l’interessato ha diritto di chiedere, al rispetto di determinate condizioni previste dalla normativa, l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione e la portabilità dei propri dati personali. L’esercizio dei diritti di cancellazione, limitazione e/o opposizione potrebbe pregiudicare il processo di selezione. Tali diritti potranno essere accordati ove compatibili con le basi giuridiche utilizzate.

L’esercizio dei propri diritti può essere richiesto dall’interessato in qualunque momento inviando apposita richiesta ai contatti del Titolare sopra riportati.

Resta ferma la possibilità per l’interessato, nel caso in cui si ritenga non soddisfatto l’esercizio dei propri diritti, di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento.